Najbolji način procjene potreba i resursa jest korištenje što je moguće više dostupnih izvora informacija. Ti izvori informacija  ovise o tome koliko je lako informacije pronaći i prikupljati, i koji će vam resursi - uglavnom ljudi, novac i vrijeme - biti na raspolaganju. Razvijanje plana omogućit će vam da uzmete u obzir sve navedeno i upotrebljavate rezultate kako biste odredili konkretne ciljeve, osmislili metode i stvorili strukturu za procjenu zajednice koja će vam dati informacije potrebne za uspješan dolazak do cilja.

Skupina koja će raditi plan se treba sastojati od predstavnika svih zainteresiranih strana, obzirom na to je bitna raznolikost predstavnika  zajednice.

Možda ćete se morati posebno potuditi kako biste uvjerili ljude iz skupina koje obično nemaju ponuđeno svoje mjesto za stolom (osobe s niskim prihodima, imigrante itd.) da zapravo želite njihovo sudjelovanje, pogotovo ako su u prošlosti imali loša iskustva. Vrijedno je u svakom slučaju uzeti vremena i uložiti napore kako bi se dobila prava, realna slika svih aspekata zajednice.

Stvarno reprezentativna planerska skupina ne samo da ima veću vjerojatnost da će doći do plana koji stvara točnu procjenu, nego je i signal članovima zajednice da su dio tog procesa. Oni su tada skloniji vjerovati procesu i podržavaju njegove rezultate.

U nastavku je bitno kontaktirati one od kojih su nam potrebne informacije, izraditi ankete, održati javne sastanke, prikupljati podatke, izvijestiti o rezultatima procjene i izvršiti obuku ako je potrebna. Mnogi ljudi koji nisu završili formalno obrazovanje,  pripadaju onim  grupama ljudi koji nikada neće sudjelovati u javnim raspravama jer ne posjeduju vještine pregovaranja i razgovaranja o konkretnim problemima ili se ne usuđuju  izreći vlastito mišljenje. Možda će im trebati obuka i/ili mentorstvo kako bi naučili  učinkovito pridonijeti grupi za planiranje. Osim toga, mnogi ljudi možda trebaju i obuku u metodama prikupljanja podataka, evaluaciji i drugim područjima koja su važna za proces procjene.

Izraditi evaluaciju procesa procjene, uključujući i izradu plana je jako bitno. Zašto je ovaj korak ovdje, na početku procesa planiranja, a ne na kraju? Odgovor je da evaluacija treba početi na početku rada, tako da možete pratiti sve što radite i moći ćete naučiti i prilagoditi bilo koji dio procesa - uključujući planiranje - kako biste poboljšali svoj rad. To je svrha evaluacije: kako bi vaš rad bio što učinkovitiji.

Također, odlučite zašto želite provesti procjenu. Postoji niz razloga zašto biste htjeli provesti procjenu zajednice, potreba i resursa. Na razloge za procjenu utjecati će od koga i na koji način prikupljate informacije, što se ocjenjuje i što činite s informacijama koje dobivate. Očito je važno započeti s planiranjem, jasnim razumijevanjem onoga što postavljate, tako da vaš plan odgovara vašim ciljevima.

Odredite koji su podaci već dostupni. Šanse su da dobar dio informacija o zajednici već postoji. Važno je da su dostupne informacije i podaci novijeg datuma. Šanse su da su podaci zastarjeli i netočni ako je prošlo više od šest mjeseci do godinu dana od posljednjeg prikupljanja. Prikupljanje informacija i podataka ne provode samo vladine agencije, to mogu biti i druge organizacije koje provode procjene zajednice za svoje vlastite svrhe i mogu biti spremni - ili čak željni - podijeliti svoje rezultate. 

Odlučite koje ćete metode koristiti za prikupljanje informacija.

Moguća je upotreba postojećih podataka kako biste pronašli odgovarajuće informacije u javnim evidencijama i publikacijama. Javni  forumi na kojima možete saznati mnogo o perspektivama zajednice,  lokalnim pitanjima i opcijama.  Oni vam mogu pomoći da dobijete osjećaj o tome što članovi zajednice znaju i misle o pitanjima, koje su moguće prepreke i moguća rješenja. Javni forumi obično imaju veći broj sudionika i na njima građani raspravljaju o važnim pitanjima na unaprijed definiranom mjestu. Daju ljudima  priliku da izraze svoje stajalište i također predstavljaju prvi korak ka razumijevanju potreba i resursa zajednice.

Intervjui i fokus grupe koji su manje formalni od foruma, a provode se s pojedincima ili malim skupinama. Obično uključuju određena pitanja, ali dopuštaju prostor za kretanje u različitim smjerovima, ovisno o tome o čemu ispitanici žele raspravljati. Otvorena pitanja (koja zahtijevaju više od odgovora da ili ne), praćenje zanimljivih točaka, opuštena atmosfera koja potiče ljude da se otvore su karakteristike većine intervjua za procjenu. Fokus grupa je specijalizirani grupni intervju u kojem članovima grupe nije točno rečeno što se procesom intervjuiranja želi postići.

Izravno promatranje je također jedna od metoda. Želite li znati kako ljudi vikendom koriste park u susjedstvu? Provedite nekoliko vikenda tamo, gledajući i razgovarajući s ljudima. Ako se redovito pridružite ljudima koji igraju npr. odbojku, vi postajete promatrač sudionika, postajete dio kulture o kojoj želite nešto saznati.

Anketiranje kao metoda prikupljanja podataka može također biti efikasna.  Pisane ankete mogu se poslati ljudima poštom, biti dane na zajedničkim događajima ili sastancima, distribuirane u školama ili predane ljudima na ulici. Ljudi se također mogu anketirati telefonom ili osobno, a netko drugi zapisuje odgovore  na popis pitanja. Mnoge vrste anketa često imaju nisku stopu povrata i možda neće biti najbolji način za dobivanje informacija, ali ponekad su jedini način.

Odlučite tko će prikupljati podatke!

Hoćete li koristiti proces participativnog istraživanja, pri čemu članovi zajednice prikupljaju podatke sami ili u suradnji s profesionalcima? Hoćete li zaposliti pojedinca ili grupu za prikupljanje informacija? Ako ne odaberete niti jedan od njih, tko će obaviti posao anketiranja, intervjuiranja ili provođenja svih drugih strategija koje ste odabrali za pronalaženje informacija? Ovo su važna pitanja jer njihovi odgovori mogu utjecati na kvalitetu i količinu informacija koje dobivate. Pojedinci u zajednici možda će biti voljniji intervjuirati i / ili dati iskren i detaljan odgovor ljudima koje poznaju ili se mogu poistovjetiti, tj. drugim članovima zajednice. Sudjelujući istraživači možda trebaju osposobljavanje kako bi mogli napraviti dobar posao. Možda će vam trebati iskusan istraživač koji će sastaviti anketu koja će se sastojati od ključnih pitanja vezano za  problem koji treba riješiti.

Kombinacija nekoliko vrsta sakupljača podataka može najbolje funkcionirati. Vrijedno je provesti neko vrijeme razmišljajući o ovom pitanju, tako da možete sastaviti tim koji je najbolji za vašu zajednicu i vaš plan.

Odlučite kako ćete doći do svojih informatora.

Da biste dobili informacije od ljudi, morati ćete ih kontaktirati. Postoji mnogo načina da to učinite, a vi ćete vjerojatno htjeti upotrijebiti nekoliko njih. Općenito, što je osobniji pristup, to će biti učinkovitiji. Neki od najčešćih:

• Postavljanje zahtjeva na jednu ili više lokalnih web mjesta ili na društvenim medijima (Facebook, Twitter, itd.)
• Odabir ljudi slučajnim odabirom (npr. Iz telefonskog imenika) za primanje pisanih ili telefonskih anketa;
• Slanje e-pošte ili slanje e-poruka na jedan ili više popisa. Mnoge organizacije su spremne dijeliti popise članova ili sudionika za takve svrhe;
• Zaustavljanje ljudi na javnom mjestu da ih zamolite da ispune ili, češće, daju verbalne odgovore na kratke ankete. Na ovaj način ljudi su nešto voljniji odgovoriti na pitanja nego ispuniti i vratiti upit putem pošte ili e-poštom;
• Stavljanje plakata i distribucija letaka na javnim mjestima (supermarketi, praonice, autobusne stanice itd.)
• Korištenje medija. To može uključivati održavanje konferencija za tisak i slanje priopćenja za javnost ili plaćanje medijskog oglašavanja.

Odlučite tko će analizirati podatke i kako će to učiniti.

Nakon što prikupite informacije, morate ih analizirati da biste dobili rezultate i određene pokazatelje. Često analize zahtijevaju znanje o statistici i višoj matematici, dok druge mogu zahtijevati samo zdrav razum i mogućnost grupiranja informacija na logičke načine. Ako ste odlučili zaposliti pojedinca ili grupu za provođenje procjene, vjerojatno će i sami provesti analizu. U oba slučaja, metode koje se koriste vjerojatno će ovisiti o tome kakvi rezultati želite da budu,  želite li, na primjer, znati statističku značajnost određenih rezultata ili ćete koristiti priče ljudi kao dokaz.

Odlučite kako ćete bilježiti rezultate procjene i predstaviti ih zajednici.

Trebat ćete jasno objasniti kakva je procjena pronađena, a možda i angažirati ljude da strategiziraju kako se nositi s njom. To znači da ćete jasno istaknuti rezultate, jednostavnim, svakodnevnim jezikom u pratnji lako razumljivih grafikona, slika i / ili grafikona. Vaše izvješće ne mora biti komplicirano ili koristiti tehnički jezik kako bi bio uvjerljiv. Zapravo, što više možete upotrijebiti riječi članova zajednice koji su pridonijeli to će snažnije vaše izvješće biti. Kako ćete prenijeti rezultate zajednici? Uz dostupnost programa PowerPoint i sličnih programa, imate priliku stvoriti prezentaciju koja izgleda profesionalno, a koju možete koristiti na više načina. Odlučite tko će izvršiti izlaganje i obrazloženje tj. osigurajte da svaka osoba ima ulogu koja odgovara njenim vještinama, talentima i, u mjeri u kojoj je to moguće, preferencijama.

Točka planiranja je pokušati predvidjeti sve što je potrebno - kao i sve što bi moglo poći po zlu - i pobrinite se da je to uređeno. Dodjeljivanje zadataka na odgovarajući način možda je najvažniji dio procesa i planiranja. Razraditi vremenski plan i okvir. Razradite što se kada treba dogoditi. Koliko dugo ćete potrošiti na pripreme za procjenu - kontaktiranje ljudi, obuku anketara i / ili voditelja skupine, pripremu i ispis anketa? Koliko dugo ćete prikupljati podatke? Koliko dugo ćete vremena utrošiti da biste analizirali podatke i napisali izvješće? Svaka faza procjene trebala bi imati rok.